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今更聞けない!ビジネスフォンの仕組みを図解で徹底解説

起業 ビジネスフォン

オフィスの電話といえばビジネスフォン

導入を検討していても仕組みが分からないから使うイメージができなかったり、価格の相場も分からない。

とにかく高額なイメージと思っている方が多いのではないでしょうか?

導入を検討するにはビジネスフォンの基礎となる仕組みを理解することが大切です。

今回はビジネスフォンの基礎となる仕組みについて解説をしていきます

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ビジネスフォンの利用目的

 

起業したばかりで従業員は自分ひとり、または2人、3人の少数でスタートなどの場合にビジネスフォンは必要でしょうか?

ビジネスフォンを使う目的とは何か? ビジネスフォンで何ができるのか?

まずはビジネスフォンはどのよな使い方があるのかを見ていきましょう。

ビジネスフォンの利用目的

  • 代表番号は複数、発着信する。
  • 部署ごとに電話番号を使い分けする。
  • 内線の取り廻し。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンで利用できる機能は様々です。

ビジネスフォンは一つの電話番号で複数人が同時に電話をすることができるオフィス向けの電話システムです。

ビジネスフォン

会社規模(人数)が大きくなるほどビジネスフォンの必要性は高くなります。

代表番号にかかってくる着信数や代表番号を相手に通知させるためにビジネスフォンのからの発信をするなど人数規模が大きくなれば使用頻度が増しシステムを拡張していくことができます。

一方で小規模オフィスでの必要性はどうでしょう。

まったく必要がないわけでもありません。少数のオフィスでもビジネスフォンを利用している会社は沢山あります。

ビジネスフォンはオフィスで利用されることの様々なことを想定し多くの機能を備えている電話システムです。

ビジネスフォンと家庭用電話機の違い

先に説明した通りビジネスフォンは一つの電話番号で複数の人が同時に電話をすることができるオフィス向けの電話システムです。

家庭用の電話機は「子機」がたくさん取付けられるものもあるため、一見するるとビジネスフォンのように使えているように思われがちです。

しかし家庭用の電話機は単独電話の為、子機が何台付いていようと同時に通話できるのは1人だけです。

家庭用電話機のイメージ

家庭用電話

電話番号が1つ(1回線)に対して電話機も1台

家庭用の電話機をオフィスで3人で使う場合、アナログ3回線で異なる電話番号が必要です。オフィスで複数人が家庭用電話機を利用する場合のイメージです。

家庭用電話機

家庭用の電話機
  • 発信番号がバラバラ。
  • 電話回線3本分のコストがかかる。
  • 内線の取りまわしができない。

ビジネスフォンの基本的な仕組み

ビジネスフォンの基本的な仕組みを家庭用の電話機と比較しながら違いを解説していきます。

【例】電話回線が2本の場合、家庭用電話機とビジネスフォンの使い方の違い

(図1)

家庭用電話機の使い方

2台電話機は親子電話なので机には互いに親機、子機を置いています。2番号をそれぞれの机で受けるため机には2台の電話機が置いています。

Aの番号で電話が鳴ったらAの電話機。BがなったらBの電話機。家庭用電話機で2番号以上を使い分けた時に、このような状態になります。

家庭用電話機は単独電話のため1番号で1台となります。親機に対して子機が複数台あっても同時に利用できるのは1人です。そのため家庭用電話機は「親子電話」、「単独電話」とも呼ばれています。

ビジネスフォンの使い方

ビジネスフォンの場合は外線ボタン①②にそれぞれ電話番号を割付けしているので着信時は一目で用途ごと電話番号の判断できるます。

複数の番号を外線ボタンに割り付けることができるので用途ごと電話番号を使い分けできます。

ビジネスフォン

 

これがビジネスフォンと家庭用電話機の違いです

ビジネスフォンが必要になるケースとは

ビジネスフォンを必要になるケースとは具体的にどのような時か?

ケース①(営業社員が多い)

 

営業社員が多く会社とのやり取りで営業が代表番号に電話をかけてしまうと取引先からの電話が話し中で受けられない。営業社員専用の電話番号と営業用に電話回線を使い分けが必要!

ケース②(不在時の対応)

 

小規模オフィスなどオフィスを不在にしてしまう場合。

転送機能を利用することもできます。

上記は一例ですがビジネスフォンは大小オフィス幅広い用途で使用することができる便利な電話機システムです。

ビジネスフォンの主装置とは

ビジネスフォンには必ず主装置と呼ばれるボックスがあります。

この主装置はビジネスフォンの心臓部にあたるもので、ここに必要な基盤(外線・内線など)を実装してプログラム設定し発着信・鳴動・内外線の制御をしています。

主装置

 

 

 

 

 

主装置のスペックは電話機の最大設置台数や最大通話数などで規模が変わります。

例えば最大設置台数が10台で最大チャネル数が4チャネルの主装置もあれば最大30台で12チャネルの主装置もあります。このように主装置のスペックがことなるため使用環境などからビジネスフォンのスペックを決めていく必要があります。

ビジネスフォンで使える電話回線の種類とは

ビジネスフォンは様々な種類の回線を収容することができます。

アナログ回線、ISDN回線、光回線(ひかり電話)など、その外線種別に合わせて基盤の実装をします。

たとえば「ひかり電話」のサービスを利用する場合は「ひかり電話」専用にユニットを実装したり、アダプタを経由させてISDNやアナログのユニットに対応した収容の仕方も可能です。

おとくラインのサービスでも一般回線と同様にアナログ・ISDNのユニットで利用できます。

用途に合わせた使い分け、電話回線の種類によって通信コストも変わります。

固定電話を解約する方法。解約のデメリットや問題点は?

ビジネスフォンの選び方

ビジネスフォン選びで失敗しないためには現在の使用状況と将来の拡張性を検討することが重要です。

 

例えば社員が5名の場合、

  • 回線数は何回線必要か?
  • 電話機の台数は?
  • 留守番電話は?
  • 電話回線の種類は?

など様々。

ビジネスフォン選びの5つのポイント
  1. 社員の人数から同時通話が何人必要か決める。
  2. 社員の人数から電話機が何台必要か決める。
  3. 電話回線の種類を決める。(種類とはISDN、ひかり電話など)
  4. ビジネスフォンの利用目的。
  5. 予算に応じた購入方法。

1、社員の人数から同時通話が何人必要か決める

社員数が10人の場合で考えてみましょう。10人全員が同時に10通話をしているケースがあるでしょうか?

コールセンターであれば常時電話していますが、通常のオフィスでは社員全員が同時に通話している確率は限りなく少ないのではないでしょうか。

通話数を決める基準は同時に最大何人が通話する確率が高いかで判断しましょう。

2、社員の人数から電話機が何台必要か決める

社員数が例えば10人いた場合、最大10人分の電話機が必要と考えます。

たとえば常駐しないパートであったり、派遣社員など必要に応じた台数にするようにしましょう。

電話機が増えればその分コストも上がります。

3、電話回線の種類を決める。(種類とはISDN、ひかり電話など)

回線種別は加入電話(アナログ、ISDN)、IP電話、直収電話などがあります。

コスト重視でいくなら「ひかり電話」がおすすめです。

固定電話には加入電話の他に直収電話があり代表的なのがソフトバンクの「おとくライン」です。

加入電話よりも電話代が安く「おとくライン」同士ならさらにお得な料金体系にもなっています。

よほど特殊な使用環境でない限り加入電話(アナログ・ISDN)のメリットはないかと思います。

ひかり電話とひかり電話エース今更聞けない「ひかり電話」と「ひかり電話エース」の違いを徹底解説

4、ビジネスフォンの利用目的を決める

ビジネスフォンを利用する目的の多くは内線通話の取り回しや代表番号での発着信を同時にできるようにすることです。

スマホの普及によりスマホを内線電話にできるビジネスフォンもありモバイル化も進んでいます。

営業社員が多い会社はモバイル化は業務効率の向上になります。

5、予算に応じた購入方法。

ビジネスフォンは非常に高価なもので配線工事や内外線・発着信のプログラム設定など専門業者による設置工事jが必要です。

ビジネスフォンの導入には設備投資としての資金が必要となります。

しかし余裕資金で設備投信できる中小企業は多くはありません。そこでビジネスフォンをリースで契約する企業が増えています。

リースを活用すれば初期費用をかけずにビジネスフォンの導入をすることができます。

リースのメリット
  • 初期費用の軽減
  • オフバランス化
  • 費用の平準化
  • 動産保険
  • 商品の陳腐化を防ぐ

一方でリースにもデメリットがあることも知っておきましょう。

デメリット
  • 中途解約ができない
  • 契約期間に縛りがある
  • 借り入れと比較し割高(手数料、動産保険、固定資産税など含まれてるため)
  • 物件の所有権移転がありません。(リース物件の所有権はリース会社

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ビジネスフォン価格の相場

ビジネスフォンは新品、中古で価格の相場はまったく異なります。

ビジネスフォンを購入するにあたって知っておくと得する購入方法をご紹介します。

ビジネスフォン元販売員が語る!ビジネスフォン新品と中古の違いを徹底比較

新品ビジネスフォン価格の相場

スペック別に価格の相場は以下のようになります。

小規模のクラスでも工事費を含めると安く見積もっても30万円はするでしょう。

大規模なものでは100万円以上はします。

新品ビジネスフォンのリース価格

新品のビジネスフォンの価格はとても高いので現金購入は資金繰りに影響が出てきます。

そのためビジネスフォンを現金で購入する会社はあまり多くないのが現実です。

ビジネスフォンはリースを活用することができるため初期費用を抑えることができます。

たとえば30万円(工事込み)のビジネスフォンを7年リースで契約する場合の月額リース料金は4,200円程になります。

初期投資に30万円は厳しくても月額で4,200円で借りることができれば新品でも導入のハードルは下がります。

リースにはメリットとデメリットもあるので、このあたりも確認をしておくようにしましょう。

中古ビジネスフォン価格の相場

費用を最小限に抑えるなら中古のビジネスフォンがおすすめです。

Amazonや楽天で価格の相場をみると本体で2万円~で販売されています。

工事代は含まれていないため主装置と5台分の電話機の工事費を含めたら7~8万程度が中古の相場です。

素人はAmazonや楽天でビジネスフォンを購入してはいけない!

素人がAmazonや楽天でビジネスフォンを購入するのは止めた方が良いでしょう。

  • 工事業者を別に探す必要がある
  • 正しい商品選びができない
  • 電話回線の手続きも関係する

こうした理由から買ったはいいが肝心のユニット(基盤)が足らないなど工事ができないことも考えられます。

ビジネスフォンは専門の業者に依頼し工事までを手配してもらうようにしましょう!

中古ビジネスフォンは0円で購入できる?

中古相場は数万円ということを説明しましたが実は中古ビジネスフォンを0円(無料)で手に入れる方法があります。

0円ビジネスフォンの詳細はこちらビジネスフォン0円でいいんです!

0円中古ビジネスフォンのカラクリは販売業者が指定する電話回線に加入することが条件です。

販売業者はNTTやソフトバンクと提携をしているので回線契約すると販売手数料が入る仕組みになっています。

その利益をユーザーに還元しているということです!

商品は0円でも工事費は別途にかかるので、見積りで確認するようにしましょう。

工事費の目安は主装置の設置で8,000円~10,000円程度で電話機の設置が1台8,000円程度が相場です。

その他の費用としては部材費やネット関連の設定費用です。

ビジネスフォンの相談は「ビジフォン.com」

ビジネスフォンのことなら取引実績22万社以上の株式会社ビジョンがおすすめです!

ビジフォン.com

ビジフォンドットコムは事務所・オフィスの起業、独立の方、移転や増設の方などビジネスフォンや電話回線に関することはプロです。

中古ビジネスフォンも新品ビジネスフォンも取り扱いをしているため予算に合わせてたビジネスフォンが購入できます。

さらに面倒な電話回線やネット環境の相談にも乗ってくれるので通信コストの最適化も可能です。

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まとめ

ビジネスフォンの基本的な仕組みについて解説してきました。

仕組みを理解することで市場の相場に見合ったビジネス適正な価格でビジネスフォンの購入ができるよになるかと思います。

専門性の高い商材なので信頼できる業者に相談するようにしましょう!