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ビジネスフォン移転の完全ガイド。費用や工事業者は?

オフィス移転

オフィスの移転を経験したことがある人はわかりますが、オフィス移転はとても大変です。

什器備品の用意、内装レイアウト、引越し、通信設備、スケジュール調整など何カ月も前から打ち合わせが必要です。

その中でも電話番号やビジネスフォンは重要なインフラの一つです。

手続きを間違えれば電話が使えず仕事に支障をきたしてしまうことにもなりかねません。

このようなことにならないためにも電話、ビジネスフォンの移転について事前の準備、移転時の注意点などポイントを紹介していきます。
この記事を読んでほしいし人
  • ビジネスフォンが移転先でそのまま使えるか知りたい。
  • 信頼できる工事会社を知りたい。
  • 電話番号を変えずに移転をしたい。
  • ビジネスフォンの工事費の相場を知りたい。

移転前の事前準備編。3つのポイント

現状の設備の状況を把握しておきましょう。ポイントは以下の点です。

  • 移転先は同じ電話番号を使用できるか確認。(基本中の基本!)
  • ビジネスフォンの電話機台数の把握。
  • NTTなど電話会社からの明細を準備。

移転先は同じ電話番号を使用できるか確認。

とても重要なことです。

こちらでも詳しく解説しているので参考にしてください。

移転で電話番号のアナウンスをする方法?電話番号を変えない裏ワザ

もし移転先で電話番号が変わる場合は顧客や取引先にも案内をしなくてはいけません。まずはNTTの「116」番に電話をして確認をしましょう。もちろん移転先の住所が決まってからです。

電話番号が変わるかどうかはNTTの同一の収容局であるかで決まります。しかし例外もあり同一市区町村内での移転であってもNTTの定める収容局がことなると電話番号が変更になる場合もあります。

ビジネスフォンの電話機台数の把握

ビジネスフォン移転での注意点することは現在使っているビジネスフォンに拡張性があるかです。移転の理由の一つには従業員が増え手狭になったからという場合も多くあります。

移転先で電話機を増やそうと思っても現状の電話機に拡張性が無ければ増やすことができないためです。ビジネスフォンは素人が考えるほど単純な機器ではありません。

移転先でのビジネスフォンの使い方も考えておかなければいけません。

NTTなど電話会社からの明細を準備

電話回線の移転には「回線名義人」の確認をしておく必要があります。NTTは回線名義人が確認できないと手続きをしてもらえません。

また移転は電話回線の見直しをする良いきっかけでもあります。無駄な電話回線を整理しコスト削減もできる可能性があります。電話回線の見直しは専門の工事業者に相談すると良いでしょう。

移転は通信費を削減する良いタイミング!

ビジネスフォンの工事は以外と大変です。電話回線を見直すということは一時的に電話が止あるため通常業務では、なかなかできるものではありません。

移転は通信コストを削減できる良いタイミングでもあります!

例えば電話回線にISDN回線を2回線利用していたとします。1回線3,530円×2契約で7,060円の固定費です。更にインターネットで光回線を利用している場合には約5,000円程度はプラスの固定費です。

このような場合、ひかり電話にすれば2回線休止できるため通信費の削減が可能です。

NTTの加入回線(アナログ回線・ISDN回線)を使っている場合は「ひかり電話」がおすすめです。

「ひかり電話」は光回線があれば電話・FAXが使え、ナンバーポータビリティ制度(0ABJ~)で電話番号を引継ぐことができます。

ひかり電話は個人から大企業まで幅広く対応しているため複数の電話回線を持っているほどコスト削減できる金額は大きくなります。

「0ABJ~」とは一般の加入固定電話に割り当てられる電話番号の割り当て形式のこと。加入電話は、0で始まり9桁の数字が続く「03-XXXX-XXXX」などの番号が割り当てられる。最近は、IP電話でも「0AB~J」形式の番号が利用できるようになったが、総務省が定める運営条件を満たす必要がある。

電話回線・ビジネスフォン移転の流れ

移転先の物件が決まったら移転日も決まってきます。電話回線・ビジネスフォンの移転手配は概ね1ヶ月~2ヶ月前から余裕をもって準備しておきましょう。

NTTまたは業者の移転工事の依頼

手順1
NTTまたは業者に移転工事の依頼
以下で業者選定について解説をします。まずは業者に依頼し工事方法の方向性を決定します。
手順2
光回線の現場調査
光回線の引き込みに問題が無いかNTTの現場調査があります。建物によってが現場調査なしの場合もあります。現場調査は約1~2週間を見ておきましょう。
手順3
電話回線・光回線の引込み工事
実際の回線引込み工事です。電話回線の引込みと光回線の引込みは日にちのズレもあります。現場調査から本工事までも1~2週間程度を見越しておく必要があります。しかし2月~4月の移転の繁忙期はさらに時間もかかる可能性があるので注意しましょう。
手順4
ビジネスフォン移設工事(新設)
  移設の場合は旧場で取り外しを行い、新場で再設置します。ビジネスフォンを新しくする場合は新場で設置したのち旧場のビジネスフォンの撤去作業をします。いずれもNTTの回線工事を終わらせておく必要があります。回線が引き込まれてない状態で電話を設置しても使えないため。

ビジネスフォン工事業者選びの4つのポイント

一般の家庭の電話機のようにモジュラージャックに差し込んで簡単に使えるものではありません。そのためビジネスフォンの移転は工事業者に依頼が必要です。

ビジネスフォンの工事を依頼する業者は3つあります。

  • 現在のビジネスフォンを購入した会社に依頼する
  • NTTに直接依頼する(NTTのビジネスフォンの場合)
  • NTTの代理店に依頼する。(特約店または委託店)
  • NTTビジネスフォン以外を使用している場合

①現在のビジネスフォンを購入した会社に依頼する

ビジネスフォンは購入(リース契約)をした販売店に相談する方法です。購入した販売店であれば電話設備の状況を把握しているため話がスムーズであることがメリットです。

こういった会社は営業会社でもあるため、移転がきっかけであれば新しいビジネスフォンの提案もしてくるでしょう。この時に新品と現状のビジネスフォンの移転費用を必ず比較しましょう。

②NTTに直接依頼する(NTTのビジネスフォンの場合)

NTTのビジネスフォンを使っている場合は直接NTTに依頼することもできます。ビジネスフォンを高額なリースで販売する悪質な業者もいまだに存在しています。代理店に依頼するのが不安だったり信頼できないといった場合によいでしょう。

ただしNTT直接の場合は費用面では多少高くなることは覚悟してきましょう。

③NTTの代理店に依頼する(特約店または委託店)

NTTの代理店とはNTT東日本、NTT西日本と正規に契約を締結しユーザーの通信環境に合わせた、NTT東日本ブランドのネットワークや情報機器の提案を行っている代理店です。正式は「特約店」と呼んでいます。

他にも委託店があります。委託店は特約店と個別に販売店契約をしている、いわゆる2次店の位置付けで登録されいる業者です。

どちらもNTTの正規代理店でNTTで直接依頼をするよりも費用面やコンサル面ではバランス良く提案してくれる点がメリットです。

NTTの正規代理店であるかは以下で確認することができます。

NTT東日本販売店検索

NTT西に本販売店検索

④NTTビジネスフォン以外を使用している場合

NTTのビジネスフォン以外のメーカーを使っている場合。

サクサ、日立、パナソニック、岩崎通信など。この場合も上記のNTT正規代理店に相談もできます。NTT正規代理店はNTTだけの商品を扱っているわけではありません。

ほとんどの業者はどのメーカーでもフリーで扱うことができるので心配ないでしょう。

NTT販売店(ビジフォン.com

ビジネスフォン工事は相見積もりを取る!

既存の取引先だに依頼する場合でも、面倒でも相見積もりはとるようにしましょう。既存の業者と長年取引をしているから大丈夫、安心と思っていると落とし穴があります。

ビジネスフォンの移転工事は配線作業やデータ設定など様々です。一つの見積で妥当な金額を提示されているかの判断はつきません。

仮に長年取引のある業者だとしても相見積もりは必ず取るべきです。特に長年取引をしている業者からの見積りは注意です。業者も安心しているため、いい値で出してくるケースも良くあります。いい値で出しても決めてくれてると油断もあり価格を下げないケースが良くあります。

逆に新規の業者の方が新たな顧客開拓のために、価格を抑えて出してくるケースが多いのです。

今の時代ネットが普及しどこでも簡単に見積りができてしまいます。ビジネスフォンの工事価格もインターネットで調べれば公開している業者も沢山あります。

会社によって電話の利用の仕方は様々なため一概にネットの価格にはあてはまりませんが参考にはなります。

ですから最低でも比較のために2社から見積りをとるよにしましょう!

ビジネスフォンの工事費の相場

ビジネスフォンを移転、新設する場合の工事費の相場をご紹介します。業者からもらう見積書の金額が高過ぎるという事がないか、一つの判断材料として活用してください。

ビジネスフォンの工事は以下のように分類することができます。工事内容によって項目の組み合わせが異なります。

ビジネスフォン5台の移転工事の場合

ビジネスフォン5台、ISDN×1回線の移転工事の相場を見てみましょう。以下の費用は目安です。移転ではFAXまでの配線、パソコンまでのLAN配線、インターネット接続設定(ルーター設定)などの費用も発生します。

ビジネスフォン移転にあるトラブル

ビジネスフォンの移転では失敗やトラブル例を知っておき、事前に回避できるようにしましょう。

ビジネスフォンが拡張できず電話機を増やせない

ビジネスフォンは主装置によって電話機が設置できる台数が決まっています。現在のビジネスフォンに拡張性がが無い場合は電話機を増設することができません。

事業拡大のために、移転先で電話機の台数を増やしたいというのはよくある話です。拡張できない場合はワンランク上のビジネスフォンに買い替えることを検討しなくてはいけません。

移転前に業者にあと何台まで増設できるかを確認しておきましょう。

電話機やインターネット回線の手配が遅れて営業ができない

電話回線とインターネットの手配はビジネスフォンの移転とは別の手配になります。移転日に電話回線の引込みができないと業務に支障が出てしまいます。2~3週間ほど余裕をもって手配をするようにしましょう。

ビジネスフォンの移転工事を依頼する業者のほとんどが電話回線、ネット回線の取次ぎも行うことができます。業者に全て一括して段取りしてもらうことで、手配遅れのリスクを無くすことができます。

電話番号の記載誤り

移転で電話番号が変わると名刺変更や社外に告知する案内状を作り変える必要があります。誤ってて電話番号の記載ミスをしてしまうと発注した印刷物など損害が出てしまいます。このようなミスが無いよう細心の注意をしましょう。

リース契約のトラブル

移転の時にリースのトラブルに注意しておきましょう。移転費用は現在のリース契約とは関係がありません。

リースは購入のための手段でしかありません。簡単に言えば一括購入の負担を月々の支払に分割しているだけです。毎月リース代を支払っているのだから移転工事に費用がかかるのはおかしいというのは通用しません。

現金購入であろうがリースであるうが移転に関わる工事や増設、ちょっとした移設など新たに発生する工事については費用は発生します。

リース契約でよくある誤解

「毎月支払っているものだから、何かあれば販売会社が面倒をくれる。」などリースについて間違った知識の方もいるので少しリースについて解説します。

そもそもリースは商品を購入する為の手段です。毎月の支払をしていると何かサービス料と勘違いしてしまう人もいるのですが、あくまで購入のための手段でしかありません。

現金で購入するのと同じことです。またリースには良く保守が含まれているよに見られますが保守は含まれていません。

商品の保守契約は別途販売会社との契約でありリースだからといって故障した場合は販売会社と保守契約をしてなければ有償になってしまいます。

では何故このような勘違いがあるのかというとリースには動産保険があるからです。

この動産保険と保守が混同されてしまうのです。

動産保険とは火災や落雷、盗難、などの損害があった場合にリース会社から保険金が支払われる制度です。

これが商品の保守と混合してしまうことで勘違いが起こってしまうのかもしれません。

電話番号を変えずに移転する裏ワザ

移転でも電話番号はどうしても変えたくな場合の裏ワザがあります。

クラウド型ビジネスフォンなら地域を問わず03・06など今の電話番号を変えずに使うことができます。

クラウド型ビジネスフォンは、これまでオフィスや施設内に設置していた主装置をインターネットのサーバー上に置いたサービスです。

物理的な主装置を設置する必要がなく狭い場所でも導入ができ、設置するための工事費用も必要ありません。

これによりビジネスフォンの工事費用が大幅に削減できるメリットがあります。

クラウド型ビジネスフォンでは、インターネット環境上に主装置を置くため電話機の設定や回線の増減、内線番号の設定なども全てWeb上で変更が可能です。これまで必要あるごとに工事業者を呼んで対応してもらう必要もありません。

デスクに置くIP電話機やパソコン内のソフトフォンだけでなく、スマートフォンでも利用できるため、電話機などの購入コストの削減にも繋がるサービスです。

導入費用もこれまでのビジネスフォンのように大きな初期投資や縛りのあるリース契約は不要なためクラウド型ビジネスフォンに移行する企業も増えています。

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まとめ

電話番号やビジネスフォンの移転について解説してきました。電話はインフラの一つです。移転先で無事に開通させるための準備は余裕を持っておきましょう。

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